在全球數(shù)字化轉型的趨勢中，業(yè)務單據(jù)實現(xiàn)從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化管理模式轉變，企業(yè)通過智慧共享平臺使日常業(yè)務更加智能化、自動化、標準化。這種轉變不僅體現(xiàn)在財務數(shù)據(jù)處理的及時性與準確性，更推動了企業(yè)成本優(yōu)化，極大促進了企業(yè)運營效率。在此關鍵轉變中，財務共享單據(jù)的質(zhì)量扮演著舉足輕重的角色，它直接關系到數(shù)字化流程的運行效率與數(shù)據(jù)準確度。

面對智慧共享業(yè)務平臺中海量單據(jù)處理需求與有限人工審核資源的挑戰(zhàn)，財務共享中心部門亟須探索高效策略以優(yōu)化單據(jù)質(zhì)量，加速財務管理流程，深化業(yè)財融合，驅動財務人員快速轉型。

一、背景概況

單據(jù)質(zhì)量是企業(yè)運營不可或缺的一環(huán)。它不僅關系著日常業(yè)務的順利開展，還直接影響到企業(yè)的長期發(fā)展和市場競爭力，企業(yè)應高度重視單據(jù)質(zhì)量的管理和控制。財務共享中心通過采取制定詳細管理制度、嚴肅單據(jù)審核標準、組織業(yè)務操作培訓、增加單據(jù)抽樣質(zhì)檢等系列措施，不斷提升單據(jù)質(zhì)量水平。

二、問題單據(jù)現(xiàn)狀

在智慧共享平臺任務池中，2024年前三季度累計平均退單率10.25%，退單率較高前三名單據(jù)分別為：受托代付單（22.22%）、固定資產(chǎn)變更單（11.27%）、物資暫估入庫單（10.41%）。其中，受托代付單退回較高的前三類問題分別是摘要問題（30.84%）、收款方信息問題（15.98%）、支付方式選錯（13.23%）；財務共享中心資金中心任務池前三季度共結算52123筆，退回單據(jù)共2403筆，占比4.61%。

單據(jù)退回率過高，不僅會降低辦公效率，增加運營成本，還會影響合作方滿意度和信任度，從而給公司的發(fā)展帶來很大的負面影響。資金單據(jù)問題突出更會使企業(yè)面臨多重資金合規(guī)性審查、稅務審計等問題。

降效增本：單據(jù)被退回后，經(jīng)辦人需要修補材料，審核人員需要重新審核單據(jù)，重復處理工作，增加額外的人力、時間、溝通成本。

損害形象：問題單據(jù)對內(nèi)影響公司業(yè)務開展進度，對外破壞客戶信任感，宏觀影響公司長期發(fā)展，微觀影響個人工作考核。

資金風險：錯誤信息導致支付失敗，單據(jù)重復導致重復支付，支付方式錯誤導致資金漏付，單據(jù)質(zhì)量問題極大增加資金支付風險。

公司考核：問題單據(jù)的留滯與溝通不暢，嚴重降低共享任務單據(jù)的處理效率，單據(jù)退回率與處理周期同比攀升，制約公司在集團內(nèi)部考核排名。

三、優(yōu)化資金單據(jù)質(zhì)量意義

資金是保障公司正常運轉的基石，良好的資金管理制度是確保企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的關鍵要素之一。財務人員要提高對資金管理重要性的認識，在工作中嚴控資金單據(jù)質(zhì)量，嚴抓資金結算問題。

保障資金安全：單據(jù)是資金流動的憑證，準確、及時的單據(jù)能夠確保資金支付的準確性，防止誤付或欺詐行為。

優(yōu)化數(shù)據(jù)分析：利用收付款明細臺賬及時清結民營企業(yè)工程款，運用資金收付款周轉率方法分析追蹤應收賬款，顯著降低壞賬風險；利用合同收付情況全面評估項目合同履行質(zhì)量。

支撐管理決策：準確、完整的業(yè)務數(shù)據(jù)是管理層進行決策分析的重要依據(jù)。高質(zhì)量的單據(jù)能夠確保數(shù)據(jù)的可靠性和時效性，為決策提供更可靠的支持。

減少額外成本：提供準確有效的信息能夠避免誤解產(chǎn)生，減少后續(xù)溝通需求以及錯誤修正所帶來的時間、人力與金錢成本。

增強法律合規(guī)性：明確業(yè)務單據(jù)填報格式與內(nèi)容要求，按照相關法律法規(guī)對單據(jù)和電子憑證進行妥善保管，確保公司在稅務、審計等方面避免法律風險。

提高單位信譽：高質(zhì)量的單據(jù)反映了業(yè)務人員的專業(yè)性和嚴謹性，有助于提升企業(yè)形象和外部單位合作意愿。

四、常見退回原因分析

針對2024年前三季度資金單據(jù)退回情況進行深入剖析，單據(jù)退回常見原因有以下方面：

崗位職責模糊：由于對專業(yè)業(yè)務的理解存在模糊性，同時缺乏有效的數(shù)據(jù)指導模板和完善的管理規(guī)則，加之工作職責劃分不清晰，導致各崗位出現(xiàn)工作相互推諉現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)問題，難以具體追溯責任歸屬，進而影響了單據(jù)的流轉速度。

基礎數(shù)據(jù)質(zhì)量低：基礎數(shù)據(jù)的錄入缺乏統(tǒng)一的格式標準，導致數(shù)據(jù)統(tǒng)計結果呈現(xiàn)出多樣化形態(tài)，難以統(tǒng)一分析和利用；另外，由于收款方信息發(fā)生變更，在系統(tǒng)里未得到及時更新，引發(fā)資金支付失敗退單；再者，由于合同約定支付條件變更等問題產(chǎn)生糾紛，導致單據(jù)被退回。

系統(tǒng)運作異常：由于基礎數(shù)據(jù)龐大，集團定期更新功能配置、系統(tǒng)定期數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)遷移等原因，隨時可能導致系統(tǒng)功能性下降，影響單據(jù)流轉；更由于系統(tǒng)參數(shù)設置不當、權限設置錯誤或功能接口對接錯誤，也可能導致單據(jù)傳遞異常，影響單據(jù)退回率。

權限配置滯后：當新組織成立、變更或審批節(jié)點人員發(fā)生調(diào)動、調(diào)整時，未及時在系統(tǒng)內(nèi)更新權限設置或組織配置信息，引發(fā)業(yè)務單據(jù)傳遞審批節(jié)點缺失或單據(jù)傳遞錯誤，不僅擾亂正常的業(yè)務流程，還顯著降低單據(jù)的流轉效率。

單據(jù)操作不規(guī)范：特殊業(yè)務場景對單據(jù)填報有特殊要求，對單據(jù)的選擇和填報細節(jié)容易出現(xiàn)疏漏。系統(tǒng)定期升級更新，舊的操作方法不適用新要求。

工作原則不堅定：單據(jù)審核環(huán)節(jié)相關人員未能執(zhí)行嚴格的審查標準，工作原則底線低，直接通過問題單據(jù)等待從其他環(huán)節(jié)被退回，且在問題單據(jù)被退回后，不進行有效溝通并修改，而是直接重新提交錯誤單據(jù)，寄希望于在任務池中換由他人提單審批，能夠僥幸通過；雙方未結合業(yè)務商討可行的解決方案，影響單據(jù)處理效率。

賬戶限額設置：企業(yè)賬戶的對私單筆限額、對公單筆限額、日均限額、月均限額、年累計限額，筆數(shù)限制等，未確保得到合理設置，當資金支付出現(xiàn)超限額、超筆數(shù)情況，不僅影響銀企直聯(lián)和財司直連支付率，更影響企業(yè)招投標進度、付民工工資等關鍵事項。

支付質(zhì)量把控：賬戶收款未及時入賬，導致賬戶余額赤字支付；或未及時提供代付清單，未審核代付表樣是否符合銀行系統(tǒng)標準，這些現(xiàn)象不僅增加退單率，還阻礙了交易的正常進行，也嚴重損害了對方單位對我們公司業(yè)務處理效率及信譽滿意度。

附件問題：缺少支撐資料或情況說明，支付申請表信息填錯位、審批簽字不全、收款方信息與表單不一致，付款賬號與實際支付賬號不一致等，影響單據(jù)結算審核。

五、策略性改進措施

為提升單據(jù)質(zhì)量，財務共享中心采取了一系列措施，包括制定詳細的單據(jù)管理制度、嚴肅單據(jù)審核標準、組織具體業(yè)務操作培訓、優(yōu)化資金結算流程、定期單據(jù)抽樣質(zhì)檢等。

通過與財務資金部協(xié)同合作，參與編寫資金管理等5項財務與資金管理標準，詳述資金業(yè)務專業(yè)名詞、管理方法與原則，明確責任歸屬，統(tǒng)一附件模板，統(tǒng)一審批節(jié)點，減少模糊點，有效遏制業(yè)務單據(jù)審核流轉過程中的互相推諉現(xiàn)象，縮短資金結算周期，優(yōu)化資金結算管理體系。

核對并修正司庫下所有銀行賬戶信息，維護基礎數(shù)據(jù)往來單位收款信息，督促各單位及時導入銀行賬戶流水，定期保障銀企對賬工作完成，加強核對各單位應收應付臺賬與總賬之間的勾稽，將應收應付總賬與合同臺賬緊密關聯(lián)等數(shù)據(jù)治理措施，致力全方位為企業(yè)的財務管理和決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

通過系統(tǒng)性的業(yè)務操作培訓，深化財務人員業(yè)務敏銳度，使他們突破傳統(tǒng)財務觀念的局限，積極參與業(yè)務全流程管理的各個環(huán)節(jié)，極大地增進財務人員對業(yè)務運作的全面理解和認知，激發(fā)他們在實際工作中踐行業(yè)財融合的理念，持續(xù)探索并創(chuàng)新工作方法；同時，財務人員樹立并主動遵循高標準、嚴要求的職業(yè)精神，確保財務工作的高效與卓越。

構建一個專業(yè)的財務團隊，不僅關注提升專業(yè)素養(yǎng)，更注重培養(yǎng)團隊成員的溝通技巧與服務意識，強化與其他各部門間建立穩(wěn)定且高效的聯(lián)絡機制，確保從源頭上減少因溝通不暢或理解錯誤而引發(fā)的單據(jù)退回情況，從而全面提升團隊的工作效率和協(xié)作效能。

通過優(yōu)化資金結算流程，統(tǒng)一單據(jù)審核標準，確保單據(jù)處理的規(guī)范性和一致性；其次，明確單據(jù)類型及適用場景，對單據(jù)進行分類和定義，確保每個業(yè)務環(huán)節(jié)都能使用正確類型的單據(jù)；此外，還詳細闡述單據(jù)的填寫、審核等各個環(huán)節(jié)的具體操作要求，對單據(jù)的稽核流程、稽核要點和稽核標準進行明確規(guī)定，進一步提升資金結算的效率和準確性，降低單據(jù)處理的錯誤率和風險。

建立反饋與持續(xù)改進機制，每月定期組織組員對資金類單據(jù)抽查，問題單據(jù)及時登記總結，定期回顧分析退回原因，針對性提出改進措施，對問題單據(jù)問題類型及時公布提醒，做深做實單據(jù)質(zhì)檢工作。

建立業(yè)務單據(jù)稽核績效考核制度，將單據(jù)處理效率納入員工的績效考核范疇，激勵員工積極處理單據(jù)，同時，針對錯誤率偏高的單位建立公示警示制度，提醒員工在業(yè)務單據(jù)處理時保持嚴謹性。

六、結語

優(yōu)化業(yè)務單據(jù)審核管理，是加強企業(yè)財務管理和內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，對確保財務數(shù)據(jù)的真實性、精確性及完整性起著至關重要的作用，有效防范企業(yè)資金支付風險，為公司穩(wěn)定發(fā)展提供保障。隨著全球數(shù)字化浪潮的推進，業(yè)務單據(jù)轉型數(shù)字化管理已成為不可逆轉的趨勢，借助智慧共享業(yè)務平臺推動日常業(yè)務開展，不僅增強了財務數(shù)據(jù)的實時性和精準度，更極大促進了企業(yè)的成本節(jié)約與效率提升。

智慧共享業(yè)務單據(jù)管理要得到進一步完善，需要所有業(yè)務單位在每個環(huán)節(jié)嚴謹細微，嚴格把控單據(jù)管理標準。為助力公司的可持續(xù)發(fā)展目標，財務共享中心將矢志不渝地堅守初心，以高質(zhì)量發(fā)展為核心驅動力，將提升管理效能作為貫穿始終的主旋律，著重強化基礎管理的穩(wěn)固性，將精益財務管理設定為重點目標，持續(xù)優(yōu)化單據(jù)管理工作，確保數(shù)字化業(yè)務開展更為合理且高效，以此作為驅動公司高質(zhì)量發(fā)展新篇章的強大引擎。

【責任編輯：韓佳福】